意外と知らない?実は間違い?ビジネスメール


メールを送る時間は勤務時間内で

 いつでもどこでも送れるのがメールのメリット。しかし、それが休日や深夜になると時間管理ができていないと見なされかねません。また、その時間も労働時間となるので、厳密にいうと会社の労働規定に反する場合も。非常時以外は勤務時間内に送るのが基本です。最近はスマートフォンでもメールを確認できる会社もありますが、勤務時間外は見ないようにして、通知音もオフに。

返信はできるだけ早く

 返信は早いに越したことはないですし、好印象を与えます。昔は返信に1週間ほどかかっても遅いと感じない人が多かったものですが、今は1日返事が来ないと遅いと感じられるようです。確認や検討に時間がかかる場合はその旨を返信することで、返事を待っている相手のストレスを減らすことができます。また、メールのデスクトップ通知はオフがおすすめ。その都度メールを確認するよりも、メールをチェックする時間を決めておくのが仕事をスムーズに進めるコツです。

添付ファイルは数と容量の確認を

 3つ以上のファイルを添付するときは圧縮ファイルでまとめて送りましょう。メールソフトによっては1つずつしか保存できないものがあり、数が多いと保存漏れが生じます。ただし、相手がスマホで見るとわかっている場合は、圧縮ファイルは解凍できないので注意を。容量は2㎆以内を目安に、それを超えるときはファイル転送サービスを利用して。

パスワードの取り扱いに注意

 パスワード付きファイルを添付したメールと一緒にパスワードを送ってしまっては意味がありません。少なくともファイルとパスワードは別のメール、もしくは電話などの別の手段で。また、日付などのわかりやすいパスワードは避けましょう。

HTML形式orテキスト形式?

 HTML形式とはホームページを作るときの言語のこと。文字の大きさや太さ、色、フォントなどを指定して装飾できることが特徴です。しかし、みんながHTML形式で表示できるとは限りません。例えば「色を変えた部分が変更した部分です」と書いてあっても、相手がテキスト形式で見ていたら、全て黒字で表示されます。使用してはいけないわけではありませんが、全ての人が読めるのはテキスト形式と覚えておきましょう。

機種依存文字は極力使わない

 昔ほど文字化けすることはなくなりましたが、まれに機種依存文字を使用して文字化けすることがあります。なかでも「㎠」や「㎥」などの単位は極力使わないようにしましょう。

自分に届いた仰天メールや笑える間違い、自分がやってしまった失敗メールなど、皆さんのビジネスメールエピソードを聞きました!

「申しわけございません」の文面と一緒に、土下座している画像が添付されていました(Oさん・40歳)
取引先に「いつもお世話になっております」と送るところを、なぜか「いつもお世話になっておりません」と。すぐに電話で謝罪しましたが気まずかった(Yさん・35歳)
原価を記載している見積書を添付してしまったことに送ってから気づき、「ウイルスにやられちゃったので、届いたメールは開かずに削除してください!」と言って事なきを得たことがあります(Oさん・40歳)
田舎に住んでいる高齢の男性のお客さんが、インターネットブラウザのことを「メール」と言っており、ずっとやり取りが噛み合わなかった(Nさん・36歳)

「~ございますか?」が「~ございまするか?」となっているメールが届いて、武士みたいでかわいかった(Fさん・35歳)
操作ミスで関係者全員に送られてしまったメール。その内容はよりにもよって会社の悪口で、その人は異動になりました。笑えなかったです…(Sさん・33歳)
「▲▲▲を添付します」と書いて添付を忘れ、そのあとに「先ほど添付し忘れたものを今度こそ添付します」と書いて、また添付し忘れました(Oさん・36歳)

過去1年間に仕事でメールの自分がした失敗の内容
(複数回答可、n=1087)

第1位  添付ファイルの付け忘れ……41.58
第2位  誤字や脱字……38.09
第3位  書きかけで送信……25.94
第4位  宛先(メールアドレス)の間違い……25.67
第5位  宛名の間違い……13.06
2018年4月2日~5月1日実施 
出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会
「ビジネスメール実態調査2018」

 スマホを使っている人の多くが手軽な連絡ツールとして使用しているLINE。ビジネスに使うのはマナー違反?便利なものは使うべき?ビジネスメールについて教えてくれた平野さんの見解と、読者の皆さんの考えをまとめました。

LINEはあくまでもサブツール 
個人のスマホで使うときは慎重に

 仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第5位にランクインしている「LINE」。新しいツールなので、明確なルールやマナーはまだ確立されていません。ビジネスメール教育を行っている平野さんは「経験上、若い人ほどビジネスでLINEを使用している傾向にあります。私としてはLINEはメインではなくサブツール、メールの補足として使うのがおすすめです」。個人のスマホを使っている場合は、情報漏えいの危険性が潜んでいるほか、ビジネスとプライベートの境界線がなくなりがちでもあるといいます。「ビジネスでは時代に合わせて相手が望む手段を利用することが大切ですが、仕事でLINEを使いたくない人は、それをしっかり相手に伝えて」。コミュニケーションツールが多様化している今日。メールと同じで、相手との距離感や関係性に合わせて柔軟に対応していきましょう。

みんなは〝ビジネスLINE〟
どう思う?

取引先とLINEを使用しますが、スタンプはどんなものを送って良いのか悩むので使用しません(Nさん・27歳・営業)
会社でビジネスLINEは使用禁止と決められています(Sさん・35歳・事務)
仕事で学生に連絡することがあるのですが、メールではなくLINEを使うようになったら、返信率が良くなりました(Hさん・28歳・営業事務)
上司や同僚、後輩にきちんとした言葉のあとに似た意味のスタンプを送っています。上司からもスタンプが送られてくるので、打ち解けていると思っています(Sさん・26歳・営業事務)
世代のせいか、社外の相手とのビジネスLINEは理解できない(Kさん・46歳・事務)
メールだと届いているか、読んでいるかわからないので、LINEで既読がつくのはわかりやすいと思います(Eさん・35歳・介護)
仕事相手とLINEで連絡するのはいいのですが、公私混同している人もいて困っています(Mさん・33歳・事務)
同僚や先輩が商談中としているとわかっているときや、電話しても出なかったときにLINEを使います(Tさん・28歳・営業)
あまり親しくない仕事相手からLINEでスタンプが送られてくると、返事に困ります(Nさん・36歳・営業)

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