意外と知らない?実は間違い?ビジネスメール


件名が明確ではない
今のままでは打ち合わせの変更や相談、中止など、どれとも受け取れます。いつの、何の打ち合わせの、どんな用件なのかを明確にしましょう。

御中・様の使い方
手紙のマナーと同じで、ビジネスメールも個人名を入れるときは会社名に「御中」は不要。名前のあとに役職を入れる場合は「様」は必要ありません。

季節のあいさつは不要、名前を名乗っていない
一見、とても丁寧なあいさつのように見えますが、ビジネスメールに季節のあいさつは不要です。「お世話になっております」などのあいさつのあとに、自分がどこの誰なのかを名乗りましょう。電話をかけるときのことをイメージするとわかりやすいですね。

伝えたい内容が明確ではない
本文にはまず用件を書くこと。件名と同様に、どんな用件でメールしたのかを明確にしましょう。

改行が不適切、読みにくい、命令口調になっている
一行の文字数が多く、読みにくいので、句読点や文章に合わせて改行が必要です。変更したい時間がパッと見てわかりにくいのも悪印象を与えます。また、「~してください」という文末は読む人によっては命令口調に感じられる場合があるので、注意しましょう。

漢字が多すぎる
文末のあいさつとしては良いのですが、漢字が多くて読みにくく、堅苦しい印象があります。適度に平仮名を入れるとやわらかい文面になります。

署名の情報が足りない
会社名と名前だけでは署名としての役割を果たしていません。部署名や住所、電話番号など、送信者の情報を入れるのが基本です。名刺と同様の内容を記しましょう。

本当にメールで伝えるべき内容かどうか
□ 添付ファイルの扱いは適切か
□ 宛先が正しいか
□ CC、BCCが適切に設定されているか
□ 相手に表示される送信者名が会社名+氏名になっているか

相手に表示される送信者名は、自分で設定できます。会社名と氏名が表示される設定になっているか確認してみましょう。

□ 具体的な件名を付けているか
□ 宛名に間違いがないか
□ 冒頭と最後に状況にあったあいさつがあるか
□ 読みやすい体裁になっているか
□ 不快感を与える表現はないか
□ 誤解を生む曖昧な表現はないか
□ 名刺と同程度の情報が入った署名があるか
□ 誤字脱字がないか
□ 返信は24時間以内に送る

「これはどうなの?」「使っていいの?」など、
ビジネスメールの小さな疑問に答えてもらいました!

「!」「?」「…」は使っていいの?

誤解を与えやすい表現は避けて

 使っていけないことはないですが、注意が必要です。特に若い人ほど元気さをアピールしようと「!」を使いがちですが、ビジネスには不適切です。「?」は使いすぎると相手が責められている印象を受けるかもしれません。どちらも多用しないように。また、「…」は非常に曖昧な表現で、人によって受け取り方はさまざま。誰が読んでも誤解を生まない表現を心がけましょう。

「殿」は使ってもいいの?

違和感があるなら「様」で統一を

 「殿」は上の人が下の人に向けて、また、その逆でも使用できる敬称です。しかし、最近はあまり見かけなくなりました。そのため違和感を覚える人も多いようです。使用してはいけないわけではありませんが、「殿」は「様」と同じ意味合いですので、「様」の使用をおすすめします。

「様」と「さま」どっちが正しいの?

迷ったときは「様」を使って

 どちらも間違いではないですが、迷ったときは「様」を使いましょう。特に改まった内容や目上の人に送るものは「様」が適切です。最近は「さま」を使う人が多くなってきましたが、平仮名を使うとやわらかく、女性的というイメージがある反面、軽いと受け取られる場合もあります。

顔文字や(笑)は使っていいの?

基本はNG。使う場合は相手との距離感を見極めて

 昔は顔文字や(笑)などを使ってはいけないというのがビジネスメールのルールでした。しかし、最近は使う人が増えているように思います。相手と親しい場合は別ですが、積極的に使うものではありません。そのメールを第三者に見られても大丈夫かを考えて使いましょう。

相手の会社名は省いてもいいの?

省くならまずは部署名から

 メールに会社名を入れるのは、ビジネス文書の名残といえます。毎回会社名、部署名を入れると相手が距離を感じてしまうことも。何度もやりとりしている相手であれば、会社名を省いても問題ありませんが、不安であればまずは部署名から省いてみましょう。

| TOP |
| ビジネスメールの正解 |
| ビジネスメールマナー&エピソード |


Back Numberバックナンバー

─ 電子ブック 最新号 ─

  • 東京 8月23日号

電子ブックを読む

話題の商品サンプルやオトク情報がオフィスに届く

公式モニターCity’sに登録する

あなたのオフィスにお届けします

無料配布のお申込み・部数変更・配布先変更など

シティリビング紙面の配布についてはこちら

表示エリアを選択

最寄りのエリアや、情報をお探しのエリアを選択してください。
設定に合わせた情報を表示します。エリアはいつでも変更できます。

ページトップ