意外と知らない?実は間違い?ビジネスメール


 オフィスで働く女性の多くが日々の仕事で利用している「メール」。毎日のように使っていても、ビジネスメールの使い方を習う機会がなく、自己流ではありませんか?知っているようで知らないビジネスメールについて、一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表理事・平野友朗さんに教えてもらいました。また、身近なコミュニケーションツール「LINE」のビジネスでの使い方についても考えてみましょう。
構成・文/斎藤美保 イラスト/田島ハル

教えてくれたのは

一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事 平野友朗 さん

1974年、札幌市出身。筑波大学卒業。ビジネスメール教育の第一人者で著書は27冊を超える。「メルマガコンサルタント」としても知られている。広告代理店勤務を経て、2004年「アイ・コミュニケーション」設立。2013年「一般社団法人日本ビジネスメール協会」設立。

身近なツールだからこそ
マナーやルールは大切に

 メールは現代のビジネスに欠かせないもの。電話と同じようにスピーディーで、仕事をうまく進めるためのコミュニケーションツールです。これだけ身近な存在ですが、ビジネスメールの正しい使い方を教えてもらったことがある人はそう多くないかもしれません。
 ビジネスメールを使うにあたって気をつけてほしいのは、プライベートメールと混同しないこと。社内の別の人が見ても問題がない内容がビジネスメールの基本です。「ビジネスメールは会社のもの」という認識を忘れずに。
 メールにはコストが安い、伝達が早い、場所を選ばず使用できる、複製が簡単などのメリットがあります。一方、文章の誤りや曖昧さから誤解が生まれやすい・正しく伝わらない、読まれないなどの事故が起きやすいといったデメリットも理解しておく必要があります。メリット・デメリットを把握し、マナーやルールを守って仕事に生かしてください。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が行った調査結果。多くの人が仕事でメールを利用しているなかで、約73%の人が自分のメールに不安を抱いているようです。

仕事で使っている主なコミュニケーション手段
(複数回答可、最大5つまで)

自分のメールに不安を抱くこと

2018年4月2日~5月1日実施 n=2917
出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」

メールの書き方に悩まない
基本構成コレ!

宛 先

TOとCCは受信者全員に全ての宛先が表示されますが、BCCは表示されません。特にBCCの扱いは慎重に。

件 名

件名はメールの顔。相手がメールを開く前にだいたいの内容が伝わるような具体的な件名に。

前 文

直接会ったらあいさつをするように、メールもまずはあいさつを。そのあと、会社名や部署名、名前を名乗って。

本 文

相手が読みやすく、わかりやすい文であるか意識して書くのがポイント。改行や行間などに気をつけて。

末 文

前文と同じく、末文でもあいさつを。「よろしくお願いいたします」が最もスタンダードなあいさつです。

署 名

会社の正式名称や部署名、名前、住所、電話番号など、名刺に書いてある情報を記すのが基本。

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