縁の下の力持ち! 総務の仕事ってどんなの?


となりの職種さん

働く女子のニーズや悩みは職種によって違うもの。今回は「総務女子」に注目。 総務の人は共感を、他職種の人は総務女子への理解を深めてみよう!

【総務女子 座談会】

左から、青木さん、安倍さん、加藤さん

青木里栄さん
総務歴2年。システム系との兼務を経て総務専属に。経費処理や入退の管理、座席表作成、防災グッズの管理などを担当

安倍久美子さん
総務歴7年。営業事務から異動で総務に。備品の補充や銀行の入出金、会議・懇親会の準備などを担当

加藤美紀子さん
総務歴6年半。秘書兼総務として、名詞や封筒などの作成、安否確認システムの管理などを担当。現在は営業企画に異動に

さまざまな案件が飛び込む“社内の何でも屋”

青木 総務の仕事ってルーティーンはあるけれど、イレギュラーなものもいろいろ飛び込んでくる。

安倍 わかる! 年配の方から「パソコンがフリーズした」とか。分かる範囲で対応してる。

加藤 携帯電話の転送設定とかね。あと、自販機にウコンを入れてほしいって管轄外の要望がきたり、おつり受けに残っていた10円を持ってきてくれたり。

青木 たしかに落とし物は集まってくる!

安倍 傘立てのビニール傘を処分する通達をして整理したり。うちの会社では社内の大きな懇親会の会場選びも総務の仕事で、いろんな人の要望をとりまとめるのが大変だった。

加藤 私は年賀式を取り仕切ってた。年末はギリギリまでリハーサルして、年始は7時出社。そんな感じで1月4日は絶対に休めなかったから、他部署に異動して初めての今年の年明けは、長めの正月休みにできてうれしかったな。

座って事務作業だけが総務じゃない!

安倍 来客対応も多いから、対人スキルが身に付くよね。

青木 Excelの知識も必要。業務で覚えつつ、セミナーに参加したり本を読んだりして勉強してる。

加藤 私は毎月、経費伝票を大量に書いていたので、今ではどんな案件でも伝票を起こせる。

青木 安全管理者の資格を持っている人がいないといけないことも総務の仕事をして初めて知った。今はそれを取得するのが目標。

安倍 防災訓練や防災グッズの管理は総務部管轄のことが多いね。数値化できる仕事じゃないけど、会社を支えてる。

加藤 頼られるのはうれしいけど、社員が困ることは、実は規則やマニュアルにすでにまとめていることも。まずはそれを確認してほしいな。

青木 社員のお手本になるべきなので、残業もほとんどないよ。あまり認識されないけど、総務の仕事 って会社の“縁の下の力持ち”的存在だよね。

安倍 総務は「嫌われてなんぼ」と先輩に教えられたことがある。公的な書類の提出期限などはしつこいほどに催促して、守るべきものは守る。地味だけど会社の要。「ありがとう」と言ってもらえると、また頑張ろうと思える。

加藤 社内のいろんな人から頼られる分、何でも知っておかなきゃという使命感はある。他部署に異動した今でも「本当は総務に聞くことだけど…」と私に頼ってもらえるのは、なんだかんだいってうれしい。いろんな仕事を経験できる貴重な職種だと、改めて思ったよ。

平均的総務女子

お仕事Data

どんな仕事?

備品の補充、経費処理、銀行の入出金、会議・懇親会の準備と取り仕切り、落とし物の管理、名詞や封筒など社内の印刷物の管理、災害時の安否確認や連絡網構築など多岐にわたる

必須スキル

  • 尊敬語、謙譲語など相手に合わせて 瞬時に使いこなす敬語力
  • Excelの関数
  • コミュニケーション力
  • 労働基準法など法律に関する知識
  • 笑顔と大きな器

etc.

これを知ってほしい

  • 年金や保険、年末調整など公的な 書類提出は期限厳守してほしい
  • 基本的に社内にいるので、外からのお土産はうれしい
  • 社員とメールでやりとりすることは 多いけれど、顔がわからないことも。対面するときは始めに名乗って
  • 小さなことでも「ありがとう」と言ってもらえるとやりがいを感じる

etc.

総務あるある

内のどの部署ともやりとりがあり、いろいろな人とコミュニケーションできるのがうれしい。社内行事にもたくさん参加できて楽しいです。感謝される仕事が多くて、幸せを感じます(K.W)

の力になり喜ばれると、この仕事をしていて良かったと思います。一方、器用になんでもこなせることで便利屋のような扱いを受けて疲れることも…(M.K)

務は社員と接する機会が多い中で、「Sさんに書類を提出しに行くとほっこりします」「対応いただいてありがとうございます」と声をかけてもらえるとやりがいを感じます(A.S)

長をはじめ管理職の人と接することが多いため、組織変更などの情報をいち早く知ることができます(A.I)

の部門が担当するか微妙な案件は、とりあえず総務に集まってくる(Y.T)

客さまに「出してくれたコーヒーがおいしかったです」と言われ、何だかうれしくなりました(Y.O)

総務必須アイテム

卓上扇風機と卓上加湿器

総務の仕事はデスクワークが基本。デスクで快適に仕事をするためのアイテムは必須です(Y.T)

軍手

社内を動きまわり、ときには倉庫整理などもするので万能(R.K)

メジャー

家で使っていたものをたまたま会社に持参したら大活躍。たまにしか使わないけれど必要です(M.K)

ビジネスマナー・常識マニュアル本

社長や外部の方への電報、礼状を書くことや、マナーや礼儀作法を求められる場面が多いため(H.N)


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