ラクワザ・時短ワザでExcelマスターに


完全保存版 お仕事効率化宣言!ラクワザ・時短ワザでExcelマスターに

 仕事に必要不可欠なExcelですが、「使いこなせない」「関数がわからない」…と読者アンケートでも多くの人が苦手意識を持っていることがわかりました。でも、大丈夫! 実は仕事で使うために、覚えるべきことは少しだけ。最重要項目だけをマスターして、今日からサクサク時短しちゃいましょう。
※Excelは日本マイクロソフトから発売されています。

  • ショートカットキー
  • 関数
  • マクロ
  • Windowsショートカットキー一覧

3つの心得

★覚えておきたい機能は9
 仕事で活躍する重要機能は以下の9つ。これらは使いこなせるようにしておきましょう。❶条件付き書式(条件に合ったセルの書式を変える)、❷データの入力規則、❸並べ替え、❹オートフィルタ、❺ピボットテーブル(クロス集計)、❻オートフィル(セルをドラッグして自動入力)、❼シートの保護、❽検索と置換、❾ジャンプ。

★入力するデータはわずか4種類
 Excelは難しいと思われがちですが、基本は「正しいセルに正しく入力する」だけ。セルに入力するデータも、❶数値、❷文字列(関数の中では「””」入力)、❸日付(西暦、月、日を「/」で区切って半角入力)・時刻、❹数式・関数の4種類のみです。

★押さえたい6つの超重要関数
 「Excelには400以上の関数がありますが、全部覚える必要はありません」と吉田さん。中でも、必ず覚えておきたい超重要関数は❶IF、❷SUM、❸COUNTA、❹SUMIF、❺COUNTIF、❻VLOOKUPの6つです。

ポイントを押さえれば、3日かかっていた作業も1分に
 「Excelというと、膨大な知識を得て使いこなさないといけないと思い込んでいる人が多いのではないでしょうか? しかし、実際にビジネスで必要なものはごく限られているのです」 
 そう話すのは、Excel業務改善コンサルタントの吉田拳さんです。吉田さん自身、飲料メーカーでの営業時代に初めてExcelに触れて悪戦苦闘した経験から“実務直結主義”。
 「例えば、Excel関数は400以上ありますが、一般の業務で必要なのは70個前後。その中でも、基本の関数さえ使いこなせるようになれば、スキルはグッとあがります」
 Excelの作業に手間がかかっている場合、「面倒な作業を省く機能が必ずあるので、インターネットなどで探してみましょう」と吉田さん。押さえるべきポイントを知れば、3日かかっていた作業が1分で済むこともあります。さあ、今日から効率よく仕事をこなし、自分の時間を充実させましょう!

教えてくれたのは…

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吉田拳さん
Excel業務改善コンサルタント。メルシャン勤務時代にExcel技術を追求し、独立。株式会社「すごい改善」代表取締役。ビジネスに使える情報に特化した『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』(技術評論社)がベストセラーに。


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