大人女子のための話し方聞き方書き方レッスン

大人女子のための話し方聞き方書き方レッスン


大人女子のための話し方聞き方書き方レッスン

大人女子のための話し方聞き方書き方レッスン

話し方のせいでどうも暗く思われがち、会話中に何度も聞き返される、相づちの打ち方が下手で会話が広がらない―。仕事をしていて困った経験はありませんか? そこで、好印象を与える話し方や聞き方を、マナースクールを開講している「CAREER LABO」の小松さんに教えてもらいました。悩みがちなメールの書き方についても紹介。ちょっとの工夫で、グッと印象がアップするコツ。ぜひマスターして!

ポイントを押さえて〝印象美人〟に

「話し方」「聞き方」「書き方」でがっかりされてしまう。それってとっても残念ですよね。ここで紹介する〝少しの気遣い〟を日々心がけ、〝印象美人〟を目指しましょう。

教えてもらったのは

CAREER LABO 代表 小松仁美さん

女性のためのマナー&話し方教室を京都で主催。ビジネスマナーや美しい話し方、コミュニケーション術まで、輝く女性になるための自分磨きレッスンを展開している。(一財)生涯学習開発財団認定コーチ・キャリアコンサルタント

話す
大声で話す人、まくしたてるように話す人、モゴモゴと小声で話す人。いずれも、乱暴に感じたり、暗く感じたりと、魅力的な話し方とは言いづらいですよね。「この人ともっと話したい!」と思われるようになるには? 声のトーンや話すスピードのほかに、姿勢や表情もポイントのようです。

美しく感じる話し方とは?

印象をアップさせるためには、自己プロデュースも必要。この機会に、普段の姿勢や表情、声の出し方を客観的に振り返ってみましょう。紹介するポイントでできていないところがあれば、少しずつでも練習を。

姿勢
背筋は伸ばし、体は相手のほうを向け少しだけ前傾姿勢に。「相手を思う〝思いやりの5度〟です」(小松さん)
声の個性を極端に変える必要はないけれど、話し方に抑揚をつけるとより感情が伝わりやすくなります。普段の声のトーンが高い人は(言葉の中の)低い音を、逆に低い人は高い音を、特に意識して話すようにすると、高低差が出て、抑揚のついた話し方に
表情
目を合わせて、にこやかに。相手より先に目をそらさないようにするのが基本ですが、目を合わせるのが難しいという人は両目と鼻先を結んだ三角のゾーンを見て
その他
カバンを持っている場合は肩から外し、体の前に両手で持ち、話しを。また、座って話す場合は手の位置に注意。ひざの上にそろえて置くか、テーブルに出すなら机に肘までのせず、手首くらいまでをのせるのが上品です。背筋はもちろん伸ばして座りましょう

第一印象が決まるあいさつ

舌を下げ、喉を開くように発声すると聞き取りやすい通る声になります

明るくハキハキとしたあいさつって気持ちがいいものですね。好感度を大きく左右する要素だからこそ、特に初対面の相手にはしっかりと行いたいところ。「日本語は口を大きく開けなくてもしゃべることができるので、滑舌が悪くボソボソ話す人が結構多い」と小松さん。口をしっかり開けて発声することが大切ですが、特に口を縦にあける「あ」や「お」の音を意識して発音すると、ツヤと深みのある声になるそう。抑揚をつけるのも忘れずに。

信頼を得るための話し方とは?

話し方を相手と合わせることで、信頼を得やすくなります。以下に挙げる3つのポイントにおいて、相手がどんなスタンスで話すかを確認しましょう。

①「感情や気持ち」について話すのか、「事実や事柄」について話すのか
②自分を主語にして話すのか、物事を主語にして話すのか
③話すスピードやテンション

これらのポイントを合わせれば、相手はあなたとグッと話しやすくなるはず。

「私は」と自分を主語にする人は主観的に話す傾向、「これは」など事柄を主語する人は客観的に話す傾向にあることが多いそう。どちらの言葉を使うかによって、気持ちを入れて返すのか、事実をいれて返すのかを決めて

主観的に話すタイプ

A/
私は〇〇だったので、こんなに大変だったのよ!
B/
それは大変でしたね

※感情を入れて返す

客観的に話すタイプ

A/
仕事が多忙で休みがないんです
B/
休めないんですね/仕事が多忙なのですね

さらに進展させて「ご活躍ですね!」などを付け加えてもグッド!

※大変ですね、などの感情のワードは入れず、事実のみを入れて返す

聞く
「実は、会話は聞き手が主導権を握っていることも多いのです。また、話し下手でも、聞き方次第で自分から話題を提供せずとも相手にどんどんしゃべってもらうことができます」と小松さん。会話をはずませるためには、自分から話題を提供しなければと、と思いがちですが、これは目からウロコ。〝いい聞き手〟になる秘訣(ひけつ)を見ていきましょう。

〈聞き方のキホン〉

まずは相手の話や〝言葉〟を聞き、相手をよく観察することが大切(傾聴)。次に、相手を受け入れる言葉を(承認)、その後質問に。3つの流れを意識して相手の話を聞いてみましょう。人は承認欲求を持っているので、しっかりと相手を受け止めているという姿勢がポイントです。

A/
このたび、やっと〇〇の試験に合格したんです!
B/
●●の試験に合格されたのですね。長年頑張って勉強されていましたものね

※承認の言葉をいれる

B/
今回は何か秘訣があったのですか?

※会話を促進する〝質問〟を投げかける

〈会話を盛り上げる聞き方とは?〉

「話し手の会話を促進する方法として〝あいあいうえおの法則〟を教えています。下記の5つをうまく使うことで〝きちんと聞いてくれている〟と相手が感じてくれるように」。話し方の最初に紹介した〝思いやりの5度〟の姿勢も忘れずにとって。

文章の合間は「相づち」や「うなずき」、ある程度話がまとまったところで相手の言葉を使って「オウム返し」を。オウム返しのコツは、相手が話した内容を要約して自分の言葉に置き換えないということ。相手が使ったそのままの言葉を使って返すので、普段以上に意識してしっかりと相手の言葉を聞かなければできません。

オウム返しの例

A/
ここ最近残業続きで、毎晩家に帰るのが10時過ぎだったんです
  • NG

    B/
    すごく忙しかったのですね

    →要約して自分の言葉に置き換えてしまっている

  • OK

    B/
    毎晩ですか/毎晩10時過ぎなのですね

会話が盛り下がるNG事とは?

  • 話のねじれに気を付ける

    話しているうちに、どんどんと話がずれていく人がいます。そういった人は主語と述語のねじれに注意。聞かれたことに対しての内容を答えましょう

    A/
    今度の旅行はどこに行きたい?

    NG例

    B/
    ハワイに行きたいな! そういえば●●さんは韓国に行ったそうなんだけど韓国って………でとても楽しいらしいわよ

    「どこに行きたい?」という問いに対して、「楽しいらしい」が受けに

  • 会話どろぼうをしない

    相手の話に答えるつもりが、逆に、自分の話をしだしてしまう〝会話どろぼう〟。話したいことがあるのに、途中で話を取られた相手にはモヤモヤが残ります

  • 言葉をかぶせない

    言いたいことがあっても、相手の話をまずはしっかり聴きましょう。終わっていないうちから話しだすと、「きちんと話を聞いてもらえていない」という印象に

  • 「相づち」は何回も重ねない

    話している間に、相手に何回も「はいはいはいはい」などと言われると、せかされている気分に。「はい」は1回にとどめましょう。「うん」という相づちはビジネスでは避けて

書き方編
話し言葉と手紙の中間のようなイメージがある「メール」。どこまできっちりと、どこまでフランクにしていいのかなど悩むことはありませんか? ビジネスシーンにおける、スマートな「お願い・お礼・おわび」のメールの送り方も小松さんに教えてもらいました。

〈メールの基本〉

要件を完結にわかりやすく伝えるのがメールの書き方の基本。読みやすさや分量など、読み手のことを思いやったメールを心がけましょう。

〈ビジネスメールのお願い・お礼・おわび〉

「取引先にお願い、お礼、おわびを伝えるメールには、自分の気持ちや意気込みを簡潔に添えること。また、最上級の慣用句を使うと美しくなります。さらに『せっかく~していただきましたが』『お手数ですが』『ご足労をおかけしますが』などのクッション言葉をうまく使いこなして。相手に敬意を表すためにビジネスシーンでよく使われる接遇用語も取り入れると、丁寧で柔らかい表現になります」(小松さん)。以下にポイントを紹介します。

  • お礼メール

    お礼の言葉とともに、それを受けて自分がどうしていきたいかなどの気持ちも入れる

    「お力添えありがとうございます。お応えできますよう鋭意努力する所存でございます」

  • お願いメール

    お願いの言葉とともに、自分ができることや代案なども入れる

    「〇〇していただけると幸甚に存じます。もしお手伝いできることがあればおっしゃってください」

  • おわびメール

    おわびの言葉とともに、次への抱負を入れる

    「このたびは私どもの不手際により貴社に大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後はこのようなことがないよう、〇〇を徹底し、△△する所存でございます」

※メールでは拝啓・敬具などの文言は不要

きっちりとした文章でメールを送ることができれば、信頼度もアップします。よく使う用語をラインアップ。

通常の表現 接遇用語
わたし、
わたしたち
わたくし、
わたくしども
わたしの会社 弊社・当社・小社
あなたの会社 御社・貴社 (御は口語、貴は文語。メールは「貴」)
今日 本日
ただ今
あとで 後ほど、改めて
この間 先日
さっき 先ほど
ちょっと・少し 少々
ここ(こっち)・そこ(そっち)・あそこ(あっち) こちら・そちら・あちら
~だと思う ~と存じます
すみませんが 恐れ入りますが、申し訳ございませんが、お手数ですが、ご面倒ですが
わかりました かしこまりました、承知いたしました
通常の表現 接遇用語
用件 ご用件、ご用向き
ミス 不手際
~くらい ~ほど
ありません ございません
できません いたしかねます
わかりません わかりかねます、
存じません
ごめんなさい 申し訳ございません、失礼いたしました
待ってください お待ちください
言っておきます 申し伝えます
こちらから行きます こちらからお伺いいたします
どうしましょう いかが
いたしましょうか
残念だけど あいにくですが
どんな・何の どのような

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